Cómo reclamar una factura impagada: pasos y mensajes para cobrar

Antes de reclamar: comprueba que la factura está bien

Muchas facturas se retrasan por un fallo de papeleo y no por mala fe. Antes de escribir al cliente, dedica cinco minutos a revisar esto, porque si algo falla te lo dirá en cuanto reclames.

• Los datos del cliente son correctos: nombre o razón social, NIF y dirección.
• El número de factura, la fecha y el concepto son claros y el cliente reconoce el trabajo.
• Consta la fecha de vencimiento o la forma de pago acordada (en el presupuesto, el correo o el WhatsApp).
• La factura le llegó de verdad: al correo correcto y a la persona que paga, no solo a quien te encargó el trabajo.
• El trabajo está entregado y no hay ninguna queja pendiente sin resolver.

Cómo reclamar una factura impagada paso a paso

La clave es avanzar de menos a más, siempre por escrito y sin perder la educación. La mayoría de cobros se resuelven en los dos primeros pasos.

1. Aviso amable, uno o dos días después del vencimiento. Por el mismo canal que usas con el cliente (WhatsApp o correo) y con la factura adjunta. Parte de que se ha podido pasar.
2. Segundo recordatorio, a la semana si no contesta. Más concreto: número de factura, importe, fecha de vencimiento y cómo puede pagar.
3. Llamada corta. Resuelve más que tres mensajes. Apunta la fecha y lo que te dice. Si promete una fecha de pago, pídele que la confirme por escrito.
4. Reclamación formal por escrito: correo con confirmación de lectura o burofax. Indica la factura, el importe, el vencimiento y un plazo razonable para pagar antes de dar el siguiente paso.
5. Vía judicial, si sigue sin pagar. Es una decisión que conviene tomar con tu gestoría o con un abogado, porque depende de la deuda y de las pruebas que tengas.

Guarda siempre una copia de cada mensaje, correo y justificante de envío, con su fecha. Si algún día hace falta reclamar de forma formal, ese rastro es lo que demuestra que el cliente sabía lo que debía y desde cuándo. Para la reclamación formal tienes tres modelos de carta para reclamar un pago pendiente.

Mensajes para copiar en cada momento

Son ejemplos: cambia los datos y ajusta el tono a tu forma de hablar con ese cliente. Un cliente de toda la vida no se trata igual que uno nuevo.

Qué pasa si sigue sin pagar: burofax, monitorio y ley de morosidad

Aquí conviene ir con cuidado, porque los detalles dependen de cada caso. En España hay una ley contra la morosidad en las operaciones comerciales (la Ley 3/2004) que regula los plazos de pago y los intereses de demora, sobre todo cuando tu cliente es otra empresa, un autónomo o una administración. Si el cliente es un particular, puede cambiar. Puedes consultarla en el BOE y confirmar con tu gestoría qué te aplica.

El burofax sirve para dejar constancia oficial de qué has enviado, cuándo y a quién. Suele usarse como reclamación formal antes de ir a juicio. Es un servicio de pago, así que pregunta antes cuánto cuesta.

El proceso monitorio es un procedimiento judicial pensado para reclamar deudas en dinero que están vencidas y que puedes demostrar con documentos: factura, albarán, presupuesto aceptado, mensajes. Si hace falta abogado y procurador, y qué trámites exige, depende de la cuantía y del caso. No lo des por hecho: pregúntalo antes.

Hay una tercera cuestión que casi todos olvidan: el IVA de una factura que no cobras. Existen reglas concretas sobre cuándo y cómo puede tratarse una factura impagada. No lo hagas por tu cuenta: consulta a tu gestoría y revisa la información de la Agencia Tributaria o de tu Hacienda Foral (Bizkaia, Gipuzkoa o Araba).

Errores frecuentes al reclamar una factura

• Esperar demasiado. Cuanto más tiempo pasa, más difícil es cobrar y más incómodo resulta escribir.
• Reclamar solo de palabra. Si no hay nada escrito, luego no puedes demostrar que reclamaste.
• Escribir enfadado. Un mensaje agresivo puede hacerte perder al cliente y no te hace cobrar antes.
• No tener claras las condiciones de pago. Si en el presupuesto no ponías cuándo se paga, tu posición es más débil.
• Dejar la reclamación para cuando tengas un hueco. Si no lo haces siempre en la misma fecha, siempre se te pasa.
• Mezclar dos cosas: reclamar el pago y discutir la calidad del trabajo. Primero aclara si hay una queja y después reclama.

Cómo evitar que se repita: opciones gratis y de pago

Reclamar bien ayuda, pero lo mejor es no tener que hacerlo a menudo. Tres hábitos ayudan: poner el vencimiento en el presupuesto y en la factura, enviar la factura el mismo día que terminas el trabajo y, si el trabajo es grande, pedir una parte por adelantado.

Las dos primeras opciones funcionan si eres constante. La tercera es para quien no quiere depender de su memoria en la semana más liosa. Puedes ver todo lo que hacemos en servicios y los precios completos en precios.