Carta para reclamar un pago pendiente: 3 modelos para copiar

Antes de reclamar: comprueba estas cuatro cosas

Muchas facturas sin pagar no son mala fe. Se quedaron en una bandeja de entrada, faltaba un dato o nadie se acordó. Antes de escribir una carta seria, descarta lo fácil: te ahorras tensión y quedas mejor.

1. ¿La factura llegó y es correcta? Datos fiscales, importe, concepto. Si el cliente es una empresa, a veces necesita un número de pedido o que la factura vaya a un correo concreto.
2. ¿Qué vencimiento tenía? Mira lo que acordasteis en el presupuesto, el contrato o la propia factura.
3. ¿Hay alguna queja abierta? Si el cliente no está conforme con el trabajo, primero resuelve eso: una carta de cobro no lo arregla.
4. ¿Has hablado con la persona que paga? En un negocio pequeño, una llamada corta o un mensaje a quien lleva las cuentas suele bastar.

Qué debe incluir una carta para reclamar un pago pendiente

• Tus datos y los del cliente: nombre o razón social y NIF.
• La factura: número, fecha, concepto e importe pendiente. Adjunta una copia.
• El vencimiento que tenía y cuánto tiempo lleva sin pagarse.
• Cómo pagar: número de cuenta, Bizum o el medio que uséis, y referencia a indicar.
• Un plazo concreto para el pago: una fecha, no «cuanto antes».
• Un contacto por si hay dudas o quiere proponer pagar en varias veces.
• En los avisos finales, qué harás si no paga, sin amenazas ni exageraciones.

Los días entre fase y fase los decides tú según el importe y la relación con el cliente. Lo importante es que haya un calendario y se cumpla: si el recordatorio sale cuando te acuerdas, sale tarde.

Modelo 1: recordatorio amistoso de pago

Modelo 2: segundo aviso, más firme

Ofrecer pagar en varias veces no es debilidad. Para muchos clientes con un mal mes es la diferencia entre pagar y desaparecer. Si lo aceptas, deja por escrito las fechas y los importes de cada pago.

Modelo 3: requerimiento formal de pago

Si no hay respuesta, toca un requerimiento que puedas demostrar: qué enviaste, cuándo y que lo recibió. El más conocido es el burofax con certificación de contenido y acuse de recibo, que se envía desde Correos. Si además invitas a negociar, como en el modelo, puede servirte para acreditar el intento de negociación previa que se pide antes de ir al juzgado.

Si tu cliente es una empresa o un autónomo, la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad fija plazos máximos de pago y permite reclamar intereses de demora y costes de cobro. Con particulares esa ley no se aplica. Si vas a incluir intereses en la carta, pide a tu gestoría o a un abogado que te haga la cuenta.

Si sigue sin pagar: burofax, monitorio y abogado

Desde abril de 2025, con la Ley Orgánica 1/2025, antes de presentar la mayoría de demandas civiles hay que acreditar que se ha intentado negociar. El proceso monitorio no está entre las excepciones (sí el europeo), así que también hace falta antes de pedirlo. Ojo: un simple «págame o te demando» puede no bastar. Muchos juzgados piden que el escrito invite de verdad a negociar, diga de qué deuda se trata y que quede constancia de que el cliente lo recibió. Los criterios cambian de un juzgado a otro: pregunta a tu abogado si lo que tienes basta en tu caso.

Para deudas de dinero vencidas, de importe concreto y documentadas (facturas, albaranes, presupuesto aceptado), la Ley de Enjuiciamiento Civil prevé el proceso monitorio. El juzgado requiere al deudor que pague o explique por qué no debe. La petición inicial puede presentarse sin abogado ni procurador. Si el deudor se opone, el asunto pasa a juicio y, salvo en deudas pequeñas, ya hacen falta abogado y procurador.

• No lo dejes pasar años: las deudas no se pueden reclamar indefinidamente. El plazo depende del caso.
• No expongas al cliente en redes, grupos o a sus vecinos: además de no servir, puede traerte problemas legales.
• No insistas a deshoras ni con mensajes intimidatorios: mantén siempre un tono profesional y por escrito.
• Pide consejo antes de dar el paso judicial: una consulta con tu gestoría o un abogado te dice si compensa y por qué vía.

Errores que retrasan el cobro

1. Esperar a que el cliente se acuerde solo. Cuanto más tiempo pasa, más difícil es cobrar.
2. Reclamar sin decir qué factura ni cuánto. «Tenemos algo pendiente» no da al cliente nada que pagar.
3. No poner fecha límite. Sin plazo, la carta se queda en la bandeja.
4. Saltar del recordatorio amable a la amenaza sin pasos intermedios.
5. Reclamar solo por teléfono: no deja rastro de lo que se habló.
6. No llevar control de lo que se debe. Si no sabes qué facturas han vencido, no puedes reclamarlas. Te ayuda tenerlas ordenadas como contamos en cómo organizar las facturas siendo autónomo.