Guía · Autónomos
Cómo organizar las facturas siendo autónomo: un sistema sencillo
En resumen
Para organizar las facturas siendo autónomo basta con un sistema fijo: una carpeta por año y trimestre, separando emitidas y recibidas, un nombre de archivo siempre igual y diez minutos a la semana para recoger lo que llega por correo, papel o portales. Así, cuando la gestoría te las pide, ya están listas.
Qué facturas tienes que guardar y por qué el correo no es un archivo
Como autónomo manejas dos montones. Las emitidas, las que haces tú a tus clientes. Y las recibidas, las de tus gastos: material, gasoil, teléfono, gestoría, cuota de software. Las dos cuentan para tus impuestos y las dos hay que conservarlas.
Según el manual de la Agencia Tributaria, hay que guardar las facturas recibidas y las copias de las emitidas. Se puede hacer en formato electrónico, siempre que sean legibles en el formato en que se recibieron y Hacienda pueda acceder a ellas sin demora. Si tributas en una hacienda foral vasca, se aplican las normas forales, que siguen la misma idea.
- Factura que llega en PDF por correo: guarda ese PDF tal como llegó. Es el original y así no tendrás que escanear nada.
- Factura o ticket en papel: hazle una foto para trabajar, pero guarda el papel. Para poder tirar el original hace falta una digitalización certificada, con un programa homologado por Hacienda: pregúntalo a tu gestoría.
- Facturas de portales (luz, teléfono, seguros): descárgalas cada mes. Algunos portales solo guardan un tiempo limitado.
Consejo: El correo sirve para recibir, no para archivar. Las facturas se mezclan con publicidad, se pierden en hilos y un día cambias de cuenta. Sácalas de ahí cada semana.
Cómo organizar las facturas siendo autónomo: carpetas y nombres
Da igual si usas una carpeta en el ordenador, en la nube o un programa de facturación: lo importante es que la estructura sea siempre la misma y que la entienda tu gestoría.
| Carpeta | Qué va dentro | Ejemplo |
|---|---|---|
| 2026 | Todo el año | Una carpeta madre por año |
| 2026 / T4 | Lo de ese trimestre | Octubre, noviembre y diciembre |
| T4 / Emitidas | Facturas que haces a clientes | 2026-10-14_F2026-087_Comunidad-Zabala.pdf |
| T4 / Recibidas | Facturas de gastos | 2026-10-03_Ferreteria-Etxebarria_material.pdf |
| T4 / Pendientes | Lo que falta por cobrar o por pagar | Se vacía cuando se cobra o se paga |
| T4 / Enviado a gestoría | Lo que ya has mandado | Así sabes qué falta |
Ejemplo
Un formato de nombre que funciona
AAAA-MM-DD_Proveedor-o-cliente_concepto.pdf 2026-10-21_Operadora-movil_octubre.pdf 2026-10-22_Gasolinera-Basauri_gasoil.pdf 2026-10-24_F2026-091_Bar-Arrieta_reparacion.pdf La fecha delante hace que se ordenen solas. Sin tildes ni espacios, se leen bien en cualquier ordenador.
Consejo: Las facturas que emites deben llevar numeración correlativa dentro de cada serie. Las rectificativas van siempre en una serie propia. Mantén las series siempre igual y no te saltes números.
Dónde te llegan las facturas y cómo recogerlas todas
El problema no suele ser archivar, sino que las facturas llegan por cinco sitios distintos. Haz una lista de por dónde te entra cada una y decide qué haces con cada canal.
- Correo: crea una etiqueta o carpeta «Facturas» y un filtro que mande ahí lo que lleve «factura» en el asunto o venga de tus proveedores habituales.
- Papel: ten un sobre o bandeja en la furgoneta, el mostrador o la oficina. Foto al momento, papel al sobre.
- Portales de proveedores: apunta cuáles son y descárgalas el mismo día cada mes.
- WhatsApp: si un proveedor te la manda por ahí, reenvíatela al correo para que no se quede en el chat.
- Tus propias facturas: si las haces con un programa, exporta las del mes; si las haces a mano, guarda el PDF nada más enviarlo.
Consejo: Pide a tus proveedores que te envíen las facturas siempre al mismo correo. Si puedes, usa una dirección solo para facturas: separas lo importante del resto sin esfuerzo.
Calendario: qué hacer cada semana, cada mes y cada trimestre
| Cuándo | Qué haces |
|---|---|
| Cada semana | Vaciar la etiqueta de facturas del correo, fotografiar tickets y pasarlo todo a la carpeta del trimestre con su nombre |
| Cada semana | Revisar la carpeta Pendientes: qué ha vencido y a quién hay que reclamar |
| Cada mes | Descargar las facturas de los portales y comprobar que tienes una por cada cargo del banco |
| Cada mes | Enviar a la gestoría lo del mes, si trabajáis así |
| Cada trimestre | Cerrar el trimestre, enviar lo que falte y resolver las dudas que te plantee la gestoría |
| Cada año | Crear la carpeta del año nuevo y guardar el año anterior en un sitio seguro con copia |
Las fechas de cierre las marca tu gestoría según tus impuestos. Pídele que te diga, por escrito, hasta qué día del trimestre necesita tenerlo todo y apúntalo en tu calendario con un aviso unos días antes.
Consejo: Elige un momento fijo: el viernes antes de irte o el lunes a primera hora. Si lo dejas para cuando tengas un rato, el rato llega a final de trimestre.
Cómo enviar las facturas a la gestoría sin perseguirte
Pregunta a tu gestoría cómo prefiere recibirlas: carpeta compartida, correo o su propia plataforma. Lo que mejor funciona es lo que puedes hacer siempre igual y en poco tiempo.
- Acordad el canal y el formato (PDF, una factura por archivo, con el nombre estándar).
- Acordad la frecuencia: cada semana, cada mes o por trimestre.
- Mueve lo enviado a «Enviado a gestoría» para no mandar nada dos veces.
- Apunta las dudas (un gasto mixto, una factura sin NIF) y mándalas juntas, no una a una.
Ejemplo
Mensaje para acompañar el envío mensual
Hola, Nerea. Te paso las facturas de octubre: 14 recibidas y 9 emitidas, todas en la carpeta de siempre. Dudas: la factura de la ferretería del día 3 no lleva mi NIF completo, ya la he pedido de nuevo. El resto, completo. Gracias.
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Facturas en Euskadi: TicketBAI y Batuz en pocas palabras
Si tienes actividad y tributas en una de las tres haciendas forales vascas, te afecta TicketBAI. Según el Gobierno Vasco, es un proyecto conjunto de las haciendas forales y el Gobierno Vasco: las facturas se hacen con un programa que cumple unos requisitos técnicos, quedan encadenadas y firmadas para que no se puedan alterar, y la información llega a tu hacienda foral.
En Bizkaia, TicketBAI forma parte de Batuz, que además incluye un libro registro de operaciones que se envía a Hacienda. Gipuzkoa y Araba tienen sus propias páginas y su propio calendario de implantación.
- TicketBAI afecta sobre todo a cómo emites tus facturas. Tu sistema para guardar las recibidas sigue siendo necesario.
- Fechas, obligaciones y excepciones cambian según el territorio y tu actividad: confírmalo con tu gestoría.
- Si cambias de programa de facturación, pregunta antes si cumple los requisitos de tu hacienda foral.
Errores frecuentes al organizar facturas
- Imprimir las facturas que llegan en PDF y borrar el archivo: luego toca escanearlas para mandarlas a la gestoría.
- Mezclar gastos personales y del negocio en la misma carpeta sin separarlos.
- Nombres de archivo distintos cada vez: «factura.pdf», «escanear0003.pdf»… Imposible de encontrar.
- Dejarlo todo para el final del trimestre y descubrir que faltan facturas que ya no puedes recuperar.
- No revisar las pendientes de cobro. Una factura vencida que nadie reclama se convierte en un problema. Tienes modelos en carta para reclamar un pago pendiente.
- No tener copia de seguridad: si el ordenador se rompe, pierdes el archivo de varios años.
- Tirar papeles sin preguntar a la gestoría cuánto tiempo tienes que guardarlos.
Cómo lo hacemos en Agencia Lasai
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas siendo autónomo?
Varios años: el plazo lo marcan la normativa tributaria y la mercantil, y en Euskadi la foral. No tires nada sin confirmarlo con tu gestoría, sobre todo facturas de bienes que amortizas durante años.
¿Puedo guardar las facturas solo en formato digital?
Las que recibes en electrónico, sí: guárdalas en el formato original en que llegaron. Las de papel puedes escanearlas para trabajar, pero para destruir el original hace falta una digitalización certificada con un programa homologado. Pregunta a tu gestoría antes de tirar nada.
¿Qué hago si pierdo una factura de un gasto?
Pide un duplicado al proveedor cuanto antes. Muchos pueden reenviarla desde su programa o su portal. Sin factura, ese gasto puede no servirte para tus impuestos, así que avisa a tu gestoría.
¿Tengo que numerar mis facturas de forma correlativa?
Sí. Las facturas que emites llevan una numeración correlativa dentro de cada serie. Puedes usar varias series, y las rectificativas tienen que ir en una serie propia. Si usas un programa de facturación, normalmente lo hace por ti.
¿Qué es TicketBAI y me afecta como autónomo?
Es el sistema de las haciendas forales vascas para que las facturas se emitan con programas que cumplen unos requisitos y la información llegue a Hacienda. Si tributas en Araba, Bizkaia o Gipuzkoa, te afecta: confirma con tu gestoría qué tienes que hacer en tu caso.