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Respuestas automáticas de WhatsApp Business: guía y plantillas
En resumen
Las respuestas automáticas de WhatsApp Business son el mensaje de bienvenida, el mensaje de ausencia y las respuestas rápidas, que son atajos que envías tú. Se activan gratis en las herramientas para empresas de la app y sirven para saludar, avisar de tu horario y contestar en segundos lo de siempre. Lo que no hacen es entender preguntas ni dar citas.
Qué respuestas automáticas tiene WhatsApp Business y dónde están
Solo están en WhatsApp Business, la app gratuita para negocios. El WhatsApp normal no tiene mensajes automáticos. Si quieres separar lo personal del negocio, puedes tener las dos apps en el mismo móvil con números distintos.
| Función | Qué hace | Cuándo actúa |
|---|---|---|
| Mensaje de bienvenida | Saluda a quien te escribe y le dice qué puede esperar | En el primer mensaje de un cliente o tras 14 días sin hablar |
| Mensaje de ausencia | Avisa de que no estás y de cuándo vas a responder | Siempre, en un horario que eliges o fuera de tu horario comercial |
| Respuestas rápidas | Guardan textos que envías escribiendo / y un atajo | Cuando tú las usas: no se envían solas |
| Etiquetas | Ordenan los chats por estado: nuevo, cita dada, pendiente | Las pones tú y te sirven para filtrar |
| Catálogo | Enseña tus servicios o productos con foto, descripción y precio | El cliente lo consulta cuando quiere |
Según la versión de la app, las encontrarás en la pestaña de herramientas de la parte de abajo o en el apartado de herramientas para empresas: en iPhone, dentro de Ajustes; en Android, en el menú de los tres puntos. Si no ves alguna opción, actualiza la app antes de buscar más.
Consejo: Antes de tocar nada, rellena el horario en tu perfil de empresa. El mensaje de ausencia «fuera del horario comercial» se guía por ese horario, y además es lo primero que mira un cliente nuevo.
Cómo activar las respuestas automáticas de WhatsApp Business paso a paso
Los tres ajustes se dejan listos en un rato. Ten a mano tu horario, tu enlace de reservas si lo tienes y las cinco preguntas que más te hacen.
- Abre las herramientas para empresas y elige Mensaje de bienvenida o Mensaje de ausencia.
- Activa el envío y toca el texto para escribir el tuyo. Abajo tienes ejemplos.
- En el de ausencia, elige cuándo se envía: siempre, en un horario personalizado o fuera del horario comercial.
- Elige los destinatarios: todos, solo quien no está en tu agenda, todos menos algunos o solo algunos.
- Guarda y pide a alguien que te escriba desde otro número para comprobar que llega bien.
Respuestas rápidas. En el mismo apartado, entra en Respuestas rápidas, toca añadir, escribe el mensaje y ponle un atajo corto, por ejemplo «horario». Después, en cualquier chat, escribe / y te aparece la lista: eliges una, la retocas si hace falta y la envías. Puedes guardar hasta 50.
La ayuda oficial lo explica con capturas: mensajes de bienvenida, mensajes de ausencia y respuestas rápidas. Si buscas textos para cuando estás cerrado o de vacaciones, tienes muchos en nuestra guía de mensajes de ausencia para WhatsApp Business con ejemplos.
Mensajes automáticos para WhatsApp Business listos para copiar
Ejemplo
Bienvenida corta (sirve para casi cualquier negocio)
Hola, gracias por escribir a [nombre del negocio]. Te respondemos en cuanto terminemos con quien estamos atendiendo, normalmente en [tiempo habitual] dentro del horario. Si es para cita, dinos qué servicio y qué días te vienen bien.
Ejemplo
Bienvenida que se adelanta a las preguntas
Hola, soy [nombre], de [negocio]. Para ir más rápido: abrimos de lunes a viernes de [hora] a [hora]. Servicios y precios: [enlace]. Para cita, dime servicio, día y hora aproximada y te la confirmo yo.
Ejemplo
Ausencia fuera de horario
Gracias por tu mensaje. Ahora estamos cerrados. Te contestamos mañana a partir de las [hora]. Si es para pedir cita, déjanos el servicio y los días que te vienen bien y te la confirmamos a primera hora.
| Atajo | Respuesta rápida guardada | Cuándo la usas |
|---|---|---|
| /horario | Abrimos de lunes a viernes de [hora] a [hora] y los sábados de [hora] a [hora]. | Cuando preguntan si estás abierto |
| /llegar | Estamos en [calle y número]. El aparcamiento más cercano está en [lugar]. Ubicación: [enlace]. | Antes de la primera visita |
| /precios | Te paso los servicios con precio y duración: [enlace al catálogo o a la web]. | Cuando preguntan cuánto cuesta |
| /cita | Te puedo ofrecer el [día] a las [hora] o el [día] a las [hora]. ¿Cuál te viene mejor? | Para cerrar la cita en un mensaje |
| /confirmada | Hecho, te apunto el [día] a las [hora]. Si te surge algo, avísanos con tiempo, por favor. | Al dar la cita |
Consejo: Si pones «responde 1 para cita, 2 para precios» en la bienvenida, nadie va a contestar por ti cuando el cliente escriba 1. La app no tiene menús que respondan solos. Es mejor pedir directamente lo que necesitas saber.
Etiquetas y catálogo: no responden, pero te ahorran mensajes
Las etiquetas no contestan a nadie, pero te dicen de un vistazo a quién tienes que responder. Puedes crear hasta 20, cambiarles el color y filtrar los chats por cada una. Este esquema funciona en casi cualquier negocio:
- Nuevo: ha escrito y aún no le has contestado.
- Pendiente del cliente: le has propuesto cita o presupuesto y esperas respuesta.
- Cita dada: ya está en la agenda.
- Presupuesto enviado: para preguntar a los pocos días si lo ha visto.
- Cobro pendiente: trabajos hechos que aún no se han pagado.
El catálogo sirve para que el cliente vea servicios y precios sin preguntarte. Admite hasta 500 artículos con foto, descripción y precio, y puedes compartir el catálogo entero o un solo servicio dentro del chat. Para una peluquería, un centro de estética o un fisio, basta con los diez servicios más pedidos y su duración. Aquí tienes la ayuda oficial sobre cómo usar las etiquetas.
Consejo: Dedica cinco minutos al cerrar a etiquetar los chats del día. A la mañana siguiente empiezas por los marcados como Nuevo y no se te queda nadie sin respuesta.
Errores frecuentes con los mensajes automáticos de WhatsApp
- Bienvenida larga. Si ocupa toda la pantalla, nadie la lee. Tres o cuatro líneas como mucho.
- No decir cuándo vas a responder. «Te responderemos lo antes posible» no tranquiliza; «mañana a partir de las 9:00», sí.
- Prometer respuesta inmediata y tardar horas. Mejor prometer menos y cumplir.
- Dejar puesto el mensaje de vacaciones una semana después de volver. Usa un horario personalizado con fecha de fin.
- No rellenar el horario del perfil, o no cambiarlo en festivos: el mensaje de ausencia sale cuando no toca, o no sale.
- Mandar la bienvenida a todo el mundo, incluidos proveedores o familia. Usa la opción de excluir contactos.
- Pedir datos de salud por WhatsApp en una clínica o un centro de fisio. Pide solo el nombre y el motivo general de la cita.
Hasta dónde llegan las respuestas automáticas de WhatsApp Business
Todo lo anterior son mensajes fijos. WhatsApp Business no lee lo que te preguntan: quien escribe a las once de la noche «¿tenéis hueco el jueves por la tarde?» recibe el mismo texto que quien pregunta por un precio. La respuesta de verdad sigue esperando a que cojas el móvil.
| Lo que necesitas | WhatsApp Business gratis | Qué hace falta si no llega |
|---|---|---|
| Saludar y avisar del horario | Sí, con bienvenida y ausencia | Nada más |
| Contestar lo de siempre en segundos | Sí, con respuestas rápidas que envías tú | Nada más |
| Responder preguntas concretas a deshoras | No: el texto es siempre el mismo | Un asistente que conozca tu negocio |
| Dar cita sin que intervengas | No | Agenda online o conexión con tu agenda |
| Enviar recordatorios solos | No, solo a mano | La API oficial de WhatsApp a través de un proveedor |
| Atender también Instagram y la web | No | Respuestas automáticas en esos canales |
Meta está desplegando por fases un agente con IA dentro de WhatsApp Business que contesta a los clientes. Depende del país y de la versión de la app, así que puede que aún no te aparezca. Si lo ves, pruébalo con calma y revisa lo que contesta en tu nombre. Para recordatorios conectados a tu agenda hace falta la API oficial, con sus normas: fuera de las 24 horas desde el último mensaje del cliente solo se pueden enviar plantillas aprobadas. Lo explicamos en recordatorio de citas por WhatsApp.
Si buena parte de tus mensajes llegan por Instagram o desde tu web, hay otra forma de aligerar el WhatsApp: que esos canales se respondan solos y manden a reservar. Tienes las opciones gratis en cómo responder mensajes de Instagram automáticamente y lo que montamos nosotros en servicios.
Cómo lo hacemos en Agencia Lasai
Con la Recepcionista 24 h, los mensajes que te llegan por Instagram y por tu web se responden a cualquier hora con la información de tu negocio, y a quien quiere cita se le manda a reservar. Tu WhatsApp Business sigue como está. La montamos nosotros con las herramientas que ya usas, sin cambiar de programas, en una o dos semanas. Cuesta 490 € de puesta en marcha y 79 €/mes sin IVA, con un saldo de consumo de IA incluido en la cuota. Reserva el diagnóstico gratis de 30 minutos y vemos si te encaja.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden poner respuestas automáticas en WhatsApp normal?
No. Los mensajes de bienvenida, de ausencia y las respuestas rápidas solo están en WhatsApp Business, que es gratis. Puedes pasar tu número a Business conservando los chats o usar las dos apps en el mismo móvil con números distintos.
¿Qué diferencia hay entre el mensaje de bienvenida y el de ausencia?
El de bienvenida saluda a quien te escribe por primera vez o tras 14 días sin hablar contigo. El de ausencia se envía cuando no estás: fuera de tu horario, en las fechas que elijas o siempre. Puedes tener los dos activados; vigila que juntos no se hagan largos.
¿WhatsApp Business contesta solo a las preguntas de los clientes?
Con sus herramientas de siempre, no: envía textos fijos. Para que se conteste según lo que pregunta cada cliente hace falta un asistente con IA, ya sea el que Meta está desplegando por fases o uno conectado a la API oficial.
¿Cuántas respuestas rápidas puedo guardar en WhatsApp Business?
Hasta 50. Cada una lleva un atajo y, al escribir / en un chat, te sale la lista. Con ocho o diez bien pensadas cubres casi todo lo que te preguntan.
¿Las respuestas automáticas de WhatsApp Business son gratis?
Sí. La app y estas funciones no tienen coste. La API oficial, que se usa para envíos automáticos conectados a una agenda o a un programa, puede tener costes según el tipo de mensaje.