Guía · Peluquerías y estética
Mensaje recordatorio de cita: plantillas para copiar y pegar
En resumen
Un buen mensaje recordatorio de cita es corto y lleva cuatro datos: nombre, día y hora, lugar y una forma fácil de confirmar o cancelar. Envíalo unas 24 horas antes, por el canal que tu cliente ya usa (normalmente WhatsApp), y pídele una respuesta sencilla. Abajo tienes plantillas listas para copiar.
Qué debe llevar un mensaje recordatorio de cita
Un recordatorio no es un texto largo ni una carta formal. Es un aviso que se lee en cinco segundos y que permite actuar sin pensar. Si el cliente tiene que buscar tu teléfono o escribirte un párrafo para cancelar, lo más probable es que no conteste.
- Su nombre. Un saludo personal se lee mejor que un aviso genérico.
- Día y hora. Escribe el día de la semana y la fecha: "jueves 14, a las 17:30". Así se evitan confusiones.
- Dónde. Si tienes más de un local, o si vas a su casa, ponlo. Si hay un sitio difícil para aparcar, añade una línea.
- Qué servicio. Sobre todo si el cliente tiene varias citas o si la duración cambia según el tratamiento.
- Cómo confirmar. Una palabra basta: "Responde SÍ para confirmar".
- Cómo cancelar o cambiar. Di cómo hacerlo y hasta cuándo, para poder dar el hueco a otra persona.
Consejo: Escribe el mensaje como hablarías en el mostrador. Si suena a empresa grande, la gente lo ignora. Si suena a ti, lo contesta.
Plantillas de mensaje recordatorio de cita para copiar
Cambia lo que va entre corchetes y ya lo tienes. Son ejemplos para adaptar a tu negocio, no textos cerrados.
Ejemplo
Recordatorio general, 24 horas antes
Hola [Nombre], te recuerdo tu cita de mañana, [día] a las [hora], en [lugar]. ¿Me confirmas con un SÍ? Si no puedes venir, dímelo y buscamos otro hueco. ¡Hasta mañana!
Ejemplo
Peluquería o estética
Hola [Nombre], mañana a las [hora] tienes [servicio] con nosotras. Reservamos el tiempo para ti, así que si necesitas cambiarlo avísanos con un día de margen y te damos otra hora. ¿Confirmas con un SÍ?
Ejemplo
Fisioterapia o clínica
Buenos días, [Nombre]. Te recordamos tu cita del [día] a las [hora] en [clínica]. Llega 5 minutos antes y trae ropa cómoda. Si no puedes venir, avísanos hoy para ofrecer el hueco a otra persona. Gracias.
Ejemplo
Visita a domicilio o presupuesto de un oficio
Hola [Nombre], soy [tu nombre]. Mañana [día] paso por [dirección] entre las [hora] y las [hora] para ver lo de [trabajo]. ¿Sigue bien? Si hay algún cambio en el acceso, dímelo y lo tengo en cuenta.
Ejemplo
Despacho o asesoría
Hola [Nombre], te recordamos la reunión del [día] a las [hora]. Si puedes, ten a mano [documentación]. Si necesitas moverla, responde a este mensaje y lo reorganizamos.
Ejemplo
Cuando el cliente no responde
Hola [Nombre], vuelvo a escribirte por tu cita de mañana a las [hora]. Necesito saber si vienes para no dejar el hueco vacío. Con un SÍ o un NO me basta. Gracias.
Ejemplo
Ofrecer un hueco liberado
Hola [Nombre], se ha quedado libre un hueco hoy a las [hora]. Me dijiste que te vendría bien algo antes. ¿Lo quieres? Respóndeme SÍ y es tuyo.
Cuándo enviar el recordatorio de una cita
No hay un momento único. Depende de cuánto tiempo hay entre que se reserva y que se acude, y de lo difícil que sea cambiar la cita. Esta tabla sirve de punto de partida.
| Momento | Para qué sirve | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Al reservar | Confirmar que la cita está apuntada | Siempre |
| 1 semana antes | Dar tiempo a cambiar si surge algo | Citas que se reservan con mucha antelación |
| 24 horas antes | Confirmar y liberar el hueco si no viene | Casi todos los negocios |
| 2-3 horas antes | Último aviso, útil para primeras horas | Si ya han fallado alguna vez |
Consejo: Con un solo aviso, que sea el de 24 horas antes. Es el que da margen para que el cliente cancele y tú puedas ofrecer el hueco a otro.
WhatsApp, SMS o correo: qué canal elegir
Elige el canal que tu cliente abre sin pensarlo. Para la mayoría de negocios pequeños en Euskadi, hoy es WhatsApp, pero no en todos los casos.
| Canal | Ventajas | Cuidado con |
|---|---|---|
| Se lee rápido, se responde con un SÍ y no hace falta instalar nada | Mezclar el número personal con el del negocio | |
| SMS | Llega a cualquier móvil, sin internet | No permite adjuntar nada y suele costar por mensaje |
| Correo | Sirve para citas formales con documentación o enlaces | Mucha gente tarda en abrirlo |
| Llamada | Útil con clientes mayores o primeras visitas | Lleva tiempo y no escala |
Si usas WhatsApp, abre una cuenta de WhatsApp Business para el negocio. Así separas lo personal de lo profesional y tienes herramientas como respuestas rápidas y etiquetas para tus clientes.
Errores frecuentes al enviar recordatorios
- Mensaje demasiado largo. Si hace falta hacer scroll, no lo leen. Máximo tres o cuatro líneas.
- No pedir respuesta. Un aviso sin pregunta no te dice si el cliente vendrá. Pide un SÍ o un NO.
- Enviarlo demasiado pronto o demasiado tarde. Una semana antes se olvida. Una hora antes ya no hay tiempo de mover nada.
- Tono frío o amenazante. "Si no acude, se le cobrará" aleja al cliente. Si tienes política de cancelación, explícala con calma y antes de la cita, no en el aviso.
- Olvidar la hora o el lugar. Parece obvio, pero es la causa de muchos líos.
- Meter publicidad en el recordatorio. Un aviso de cita ya concertada es una comunicación de servicio. Si le añades ofertas o promociones, se convierte en otra cosa y conviene tener su permiso. Mantén el recordatorio limpio.
- Usar el teléfono para otra cosa. Guarda el número solo para gestionar su cita y atender lo que te pida.
Consejo: Si alguien cancela, contesta siempre con amabilidad y ofrece otra fecha en el mismo mensaje. Es la mejor forma de que no se pierda la cita, sino que se mueva.
Cómo enviar los recordatorios sin acordarte tú
Mandar cada mensaje a mano funciona con cinco citas al día. Con quince, se convierte en una tarea más y se acaba olvidando. Estas son las opciones, de menos a más automática.
- A mano, con una agenda a la vista. Cada tarde miras las citas de mañana y envías las plantillas. Es gratis, pero dependes de tu memoria y de tener ese rato.
- Con la agenda de Google. Al crear la cita e invitar al cliente por correo, le llegará el aviso de calendario. Es gratis, pero solo por correo y no permite confirmar con un SÍ.
- Con respuestas rápidas en WhatsApp Business. Guardas tus plantillas y las lanzas con un atajo. Ahorra escritura, pero sigue siendo manual.
- Con un sistema que lo envíe solo. Lee tu agenda, manda el recordatorio 24 horas antes, recoge la confirmación y, si alguien cancela, avisa a la lista de espera.
Empieza por la opción 1 o 3 para comprobar qué texto funciona mejor con tus clientes. Cuando ya tengas el mensaje afinado y las citas se te acumulen, tiene sentido automatizarlo. Puedes ver qué incluye cada servicio en la página de servicios y cuánto cuesta en precios.
Si tienes una peluquería, un centro de estética o una clínica, tienes más ideas en peluquerías y estética.
Cómo lo hacemos en Agencia Lasai
En Agencia Lasai montamos el servicio de Recordatorios de citas sobre las herramientas que ya usas: tu agenda de Google y tu WhatsApp. No tienes que cambiar de programa. El cliente recibe el recordatorio 24 horas antes, puede confirmar o cancelar con una respuesta sencilla y, si queda un hueco libre, se avisa a la lista de espera. Lo dejamos puesto a punto en 1-2 semanas. Cuesta 290 € de puesta en marcha y 39 €/mes, sin IVA, e incluye un saldo de consumo de IA. Somos una agencia nueva y no te vamos a enseñar casos que no existen: te explicamos lo que hacemos y lo vemos con tu agenda.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas horas antes se debe enviar un recordatorio de cita?
Lo habitual es unas 24 horas antes. Es tiempo suficiente para que el cliente cancele o cambie y tú puedas dar el hueco a otra persona. Si las citas se reservan con semanas de antelación, añade un primer aviso una semana antes.
¿Es mejor recordar la cita por WhatsApp o por SMS?
Para la mayoría de negocios, WhatsApp: se lee rápido y el cliente responde con una palabra. El SMS sirve si el cliente no usa WhatsApp, pero no admite imágenes ni enlaces cómodos y puede tener coste por mensaje.
¿Qué hago si el cliente no responde al recordatorio?
Envía un segundo aviso corto unas horas después, o llama si la cita es importante o tiene un hueco largo reservado. Aun así, que no conteste no siempre significa que no vaya: usa la experiencia con ese cliente para decidir.
¿Puedo poner una penalización por no avisar en el mensaje?
Mejor explicar tu política de cancelación al reservar y mantener el recordatorio amable. Si la política existe, que el cliente la conozca antes. Para cuestiones legales concretas, consúltalo con tu gestoría o asesor.
¿Un recordatorio de cita cuenta como publicidad?
Un aviso sobre una cita ya concertada es una comunicación de servicio. Si le añades ofertas o promociones, ya es otra cosa y conviene tener permiso del cliente. Mantén el recordatorio solo con los datos de la cita.